법인카드 사적 사용과 경비 증빙, 가지급금 예방 습관

이런 고민, 하고 계신가요

경기도 화성에서 금속가공 회사를 운영하는 박 대표는 결산 때마다 세무사 사무실에서 같은 전화를 받습니다. "대표님, 이 출금은 어디에 쓰신 건가요?" 기억나는 것도 있고 안 나는 것도 있습니다. 법인카드로 가족 외식을 한 날도 몇 번 있었고요. 박 대표는 "작년에 정리했는데 가지급금이 왜 또 늘었지?" 하고 묻습니다.

먼저 결론부터

1. 가지급금(회사가 대표에게 빌려준 것으로 보는 돈)은 큰 거래보다 설명이 안 되는 작은 출금이 쌓여서 생기는 일이 많습니다.
2. 법인카드를 사적으로 쓰면 그 돈은 회사 비용으로 인정받지 못하고, 대표가 갚아야 할 가지급금이나 대표의 상여(급여에 더해 소득세를 내는 돈)로 처리됩니다.
3. 법인은 사업 관련 모든 거래의 증빙을 신고기한이 지난 날부터 5년 동안 보관해야 합니다. 이 습관이 있으면 가지급금이 새로 생기는 일이 크게 줄어듭니다.

하나씩 따져 보기

법인 통장은 대표의 지갑과 다릅니다

회사 돈이 나갔는데 어디에 썼는지 설명이 안 되면, 결산 때 그 금액은 대개 가지급금으로 넘어갑니다. 장부를 쓰는 사람이 쓰임새를 모르면 대표에게 간 돈으로 볼 수밖에 없거든요.

특히 직원 없이 대표가 통장만 챙기고 나머지를 세무사 사무실에 맡기는 회사에서 이런 일이 잦습니다. 출금할 때 메모 한 줄만 남겨도 연말에 할 일이 훨씬 줄어듭니다.

법인카드를 개인 용도로 쓰면

가족 외식, 개인 쇼핑처럼 업무와 상관없는 결제는 손금(세법상 비용으로 빼 주는 것)으로 인정받지 못합니다. 회사가 대표 대신 돈을 내 준 셈이니 대표에게 돌려받을 돈, 곧 가지급금으로 남거나 대표의 상여로 처리됩니다.

가지급금으로 남으면 인정이자(대표가 회사에 냈어야 할 이자를 세법이 계산해 회사 수익으로 잡는 것)가 따라붙고, 상여로 처리하면 대표 개인의 소득세 부담이 늘어납니다. 어느 쪽이든 실수로 결제했다면 바로 개인 돈으로 회사에 돌려놓는 게 가장 깔끔합니다.

어떤 증빙을 받아야 하나요

사업자에게 물건이나 서비스를 사고 돈을 낼 때는 적격증빙(세법이 인정하는 공식 영수증)을 받아야 합니다. 신용카드 매출전표, 현금영수증, 세금계산서, 계산서 네 가지입니다. 직불카드와 기명식 선불카드처럼 시행령이 정한 수단도 카드 전표로 인정됩니다.

부가세를 포함해 건당 3만원 이하인 거래는 적격증빙을 받지 않아도 됩니다. 그래도 사업 관련 지출이라는 기록은 남겨 두셔야 해요. 카드사 월별 이용대금명세서를 보관하고 있으면 카드 전표를 보관한 것으로 봐 주고, 국세청에 전송된 전자세금계산서나 현금영수증은 따로 보관하지 않아도 됩니다.

현장 경비와 일용직 지급은 기록을 남기세요

현장에 경비를 보냈는데 영수증이 돌아오지 않거나, 일용직 인건비를 신고하지 않고 지급하는 회사가 있습니다. 이런 돈은 매년 가지급금으로 쌓이기 쉽습니다. 인건비는 원천세 신고를 하는 것이 원칙입니다. 적어도 받은 사람, 날짜, 금액, 이체 내역은 그때그때 남겨서 대표 개인에게 간 돈이 아니라는 것을 보여 줄 수 있어야 합니다.

숫자로 보기

박 대표 회사의 1년 치 법인카드 사용액을 나눠 봤습니다(가상 사례). 세금 계산은 넣지 않고 분류만 했습니다.

사적 사용 160만원과 사용처 불명 120만원을 더한 280만원이 가지급금이 될 수 있는 금액입니다. 결산 전에 이 280만원부터 확인하면 됩니다.

놓치기 쉬운 함정

1. 3만원 이하라 괜찮다고 생각하고 사적 결제를 소액으로 나눠 쓰는 경우입니다. 금액 기준은 증빙 종류에 관한 것이고, 업무와 관련 없는 지출을 비용으로 인정해 준다는 뜻은 없습니다.
2. 사적 사용분을 거래처 접대비나 소모품비로 바꿔 적는 경우입니다. 가공 비용 처리가 되어 더 큰 문제가 생기니 절대 하지 마세요.
3. 매입 증빙을 받는 데만 신경 쓰고 보관 기간을 넘기기 전에 버리는 경우입니다. 신고기한이 지난 날부터 5년이고, 오래된 결손금을 공제받는 회사는 더 오래 보관해야 합니다.
4. 직전 사업연도 수입금액이 30억원 이상인데 지출증명서류 합계표를 만들어 두지 않은 경우입니다.

근거 조문

• 법인세법 제116조(지출증명서류의 수취 및 보관): 사업 관련 모든 거래 증빙을 신고기한이 지난 날부터 5년간 보관하고, 사업자에게 대가를 줄 때는 적격증빙을 받아야 합니다.
• 법인세법 시행령 제158조(지출증명서류의 수취 및 보관): 3만원 이하 거래 등 예외, 카드 명세서 인정, 별도 보관 면제, 30억원 이상 법인의 합계표 작성을 정합니다.
• 법인세법 제19조(손금의 범위): 사업과 관련된 통상적인 비용만 손금으로 인정합니다.
• 법인세법 제67조(소득처분): 세법상 더해진 소득이 대표에게 돌아갔으면 상여 등으로 처분합니다.

오늘의 점검표

• [ ] 법인카드를 대표 개인 카드와 다른 지갑에 넣어 두었나요
• [ ] 이번 달 법인 통장 출금마다 사용 목적 메모가 있나요
• [ ] 실수로 한 개인 결제를 그달 안에 회사에 돌려놓았나요
• [ ] 현장 경비와 일용직 지급 내역을 날짜·이름·금액·이체 내역으로 남기고 있나요
• [ ] 증빙을 신고기한이 지난 날부터 5년 동안 보관할 곳이 정해져 있나요

세무법인대승이 도와드립니다

이미 쌓인 가지급금이 있다면 먼저 얼마가 어디서 생겼는지 진단하는 일부터 시작합니다. 세무법인대승이 가지급금 현황 진단, 인정이자 계산과 약정서 정비를 함께 해 드립니다. 법인카드 사용 규칙과 증빙 보관 방법까지 회사 사정에 맞는 정리 계획을 같이 세워 보세요.