[가지급금, 이렇게 정리합니다 #13] 빠뜨린 비용·과다 세금계산서로 생긴 가지급금 정리

이런 고민, 하고 계신가요

대전에서 상가 인테리어 시공을 하는 ㈜한빛공간 박정우 대표는 결산 자료를 받아 보고 한숨부터 쉬었습니다. 대표 앞으로 잡힌 가지급금이 1억 2천만 원이었거든요. "제가 개인적으로 쓴 돈은 거의 없어요. 현장에서 현금으로 낸 자재비하고, 거래처 부탁으로 더 끊어 준 세금계산서 때문인 것 같은데요." 박 대표처럼 대표가 쓰지 않은 돈이 가지급금으로 쌓여 있는 회사가 생각보다 많습니다.

먼저 결론부터

1. 실제로 쓴 비용이 장부에서 빠졌다면 증빙을 모아서 그 비용이 생긴 해의 장부와 신고를 바로잡습니다.
2. 지난 사업연도 신고는 경정청구(더 낸 세금을 줄여 달라는 청구)나 수정신고로 고칩니다. 경정청구는 법정신고기한이 지난 뒤 5년 안에 해야 합니다.
3. 과다 세금계산서는 조세범 처벌 대상이 될 수 있습니다. 기업업무추진비(예전 이름 접대비)로 덮는 처리는 권하지 않습니다.

하나씩 따져 보기

빠뜨린 비용은 그 해 칸에 다시 적습니다

현장에서 자재비를 현금으로 내고 영수증을 못 받았거나 장부에 안 올린 경우가 흔합니다. 통장에서 돈은 나갔는데 비용으로 잡히지 않았으니, 장부는 그 돈을 대표가 가져간 돈으로 볼 수밖에 없거든요. 법인 통장은 대표의 지갑이 아닙니다. 그래서 어디에 썼는지 설명되지 않는 출금은 일단 가지급금으로 남습니다.

바로잡는 방법은 가계부를 고치는 것과 비슷합니다. 지난달에 빠뜨린 지출은 이번 달 칸이 아니라 지난달 칸에 고쳐 적잖아요. 세법도 비용은 실제로 생긴 사업연도에 넣도록 합니다. 장부에서는 전기오류수정손실(지난해 장부의 실수를 고치면서 생기는 손실)로 가지급금을 지웁니다. 세금은 그 해 신고를 경정청구로 바로잡습니다.

조건이 하나 있습니다. 실제로 돈을 썼다는 것을 입증할 수 있어야 해요. 계좌이체 내역, 거래처 확인서, 견적서, 현장 투입 기록처럼 돈이 어디로 갔는지 보여 주는 자료를 모아 보세요. 현장 일당을 실제보다 적게 신고했다면 실제 지급액으로 지급명세서를 고치는 것도 함께 살펴봐야 합니다.

경정청구와 수정신고는 기간부터 확인합니다

고친 결과 세금이 줄어들면 경정청구를 하고, 늘어나면 수정신고를 합니다. 경정청구는 법정신고기한이 지난 뒤 5년 안에 하는 것이 원칙입니다. 판결 등으로 거래 내용이 다르게 확정되는 것처럼 나중에 사유가 생기면, 그 사실을 안 날부터 3개월 안에도 청구할 수 있어요. 청구를 받은 세무서는 2개월 안에 결과를 알려 줘야 합니다.

5년이 지난 해의 비용은 세금을 돌려받을 길이 거의 없습니다. 장부 정리는 할 수 있지만 세금이 줄어드는 효과는 기대하기 어렵다는 점을 알고 시작하세요.

과다 세금계산서는 다르게 접근합니다

거래처가 "매입을 좀 늘려야 하니 세금계산서를 더 끊어 달라"고 해서 들어준 경우입니다. 더 끊은 금액은 실제 공급이 없는 가공 세금계산서여서 부가가치세 가산세가 붙고, 조세범 처벌법에 따른 처벌 대상이 될 수 있어요. 받은 거래처도 사실과 다르게 적힌 세금계산서라 그 매입세액을 공제받지 못합니다.

그래서 들어오지 않은 금액을 기업업무추진비로 바꾸는 처리는 권하지 않습니다. 법인세법의 기업업무추진비는 업무를 원활하게 하려고 쓴 돈을 말하는데, 가짜 매출을 지우려는 금액은 이 뜻에 맞지 않거든요. 증빙 요건과 손금 한도도 따로 있습니다.

먼저 실제 공급분과 가공분을 나눠 사실관계를 있는 그대로 정리하세요. 그다음 매출과 부가세를 어떻게 바로잡을지, 가산세가 얼마나 될지 세무사와 함께 따져 봅니다. 그렇게 확인한 뒤 스스로 고치는 편이 회사에 덜 위험합니다.

숫자로 보기

박 대표 회사의 가지급금 1억 2천만 원을 원인별로 나누면 이렇습니다. 금액은 가상이고, 이 표에는 세액 계산이 없어서 지방소득세(10%)는 들어 있지 않습니다.

경정청구 기한은 12월 결산 법인 기준으로 이렇게 됩니다. 법정신고기한은 보통 다음 해 3월 말입니다.

놓치기 쉬운 함정

1. 증빙 없이 "비용이었다"는 말만으로 정리하면 세무조사에서 인정받기 어렵습니다. 자료부터 모으세요.
2. 거래처가 세금계산서 금액을 전부 입금했고 대표가 차액을 현금으로 돌려줬다면, 그 돈은 대표가 꺼낸 돈입니다. 비용이나 기업업무추진비로 지울 수 없습니다.
3. 가지급금을 줄이려고 없는 비용을 만들거나 가짜 자산으로 바꿔 두면 또 다른 탈세 문제가 생깁니다.
4. 경정청구 5년은 법정신고기한부터 셉니다. 오래된 해부터 먼저 확인하세요.

근거 조문

• 국세기본법 제45조의2(경정 등의 청구): 법정신고기한이 지난 뒤 5년 안에 청구, 나중에 생긴 사유는 안 날부터 3개월, 세무서는 2개월 안에 통지
• 국세기본법 제45조(수정신고): 신고한 세액이 적었을 때 스스로 고쳐 신고
• 법인세법 제25조(기업업무추진비의 손금불산입): 기업업무추진비의 뜻, 증빙 요건, 손금 한도
• 부가가치세법 제39조(공제하지 아니하는 매입세액): 사실과 다르게 적힌 세금계산서의 매입세액은 공제 안 됨
• 조세범 처벌법 제10조(세금계산서의 발급의무 위반 등): 공급 없이 세금계산서를 발급하면 처벌 대상

오늘의 점검표

• [ ] 가지급금을 원인별로 나눠 봤다
• [ ] 빠진 비용마다 이체내역·확인서 같은 지출 증빙이 있는지 확인했다
• [ ] 비용마다 어느 사업연도 것인지, 경정청구 기한이 언제인지 적어 봤다
• [ ] 실제보다 많이 끊은 세금계산서가 있었는지, 대금이 실제로 들어왔는지 확인했다
• [ ] 원인을 모르는 금액은 따로 정리 계획을 세웠다

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